Регулярно стикаючись із завданнями з автоматизації процесів оцінювання персоналу для наших клієнтів, ми зробили таке спостереження: одні й ті ж самі методики оцінки у різних організаціях нерідко інтерпретуються по-різному. Додавши до цього галузеві, управлінські та інші суттєві відмінності компаній, ми дійдемо до досить очевидного висновку: програмне рішення, що автоматизує оцінку персоналу, має бути надзвичайно гнучким у конфігуруванні.

За гнучкість, зазвичай, доводиться розплачуватися зростанням рівня складності. А ось цього ми собі дозволити не могли. Ми чудово розуміли, що не зможемо спростити роботу співробітників HR (наших безпосередніх клієнтів), перевівши її у складну систему. Таким чином, простота стала однією з головних цілей, яку ми поставили перед собою, розпочинаючи розробку модуля комплексної оцінки персоналу в системі Мосо.

У цій статті буде продемонстрований відпрацьований нами підхід до автоматизації оцінки персоналу. Сподіваюся, вам, дорогі читачі, буде цікаво з ним ознайомитись і пройти весь шлях комплексного оцінювання буквально за п’ять хвилин.

Спочатку була ідея

До центру системи ми поставили анкету оцінювання. Цей документ добре знайомий всім HR-фахівцям (так, власне, і не лише їм). У традиційному процесі оцінки анкети лунають респондентам, заповнюються, обробляються, а потім аналізуються. Все елементарно, і складності, дійсно, починаються лише зі збільшенням кількості людей, залучених до оцінки.

Від цієї закономірності відштовхнулися і ми, продумуючи логіку функціонування продукту, що розробляється. Спочатку ви створюєте анкету оцінювання, яку використовуватимете багаторазово – для оцінки різних людей, для проведення чергових періодів оцінювання. Одного разу вклавши особистий час в налаштування анкети, ви зможете довго пожинати результати своєї праці. Система буде робити всю рутинну роботу за вас.

Компетенції, цілі, KPI, що ще?

Створивши анкету, потрібно наповнити її тим вмістом, за яким респонденти виставлятимуть свої оцінки. Так ось, комплексність оцінки в системі досягається за рахунок широкого набору складових, що задіяні в процесі оцінювання, які можна включити в анкету окремо або в комплексі один з одним:

  • оцінка компетенцій
  • завдання та оцінка ключових показників ефективності (KPI)
  • постановка та оцінка досягнення цілей
  • постановка та оцінка виконання задач із плану індивідуального розвитку
  • інші допоміжні елементи (інструкції, коментарі респондентів, вкладені файли, візуалізація проміжних результатів для респондентів тощо)

Кожен елемент, що підлягає оцінці, має свою вагу в анкеті. Деякі важливіші, а деякі менш. Ця вага використовується при розрахунку підсумкового результату. Варто зазначити, що анкета може бути поділена на блоки. Це дозволяє згрупувати елементи анкети так, як вам потрібно. Наприклад, за темами чи типами. Розподіл за блоками також дає можливість розрахувати результат кожного блоку, а за підсумками підсумовування таких результатів отримати загальну оцінку по всій анкеті.

Шкали оцінювання

Перш ніж аналізувати описані вище елементи анкети, варто згадати про шкали оцінювання. Ви можете створювати останні в окремому довіднику системи та багаторазово використовувати з різними елементами анкети. Шкали просто і гнучко налаштовуються і щодо логіки роботи, і щодо їх відображення на екрані. Кожна шкала складається з іменованих рівнів, для яких вказується вага у балах та відсотках. Зазначимо, що вся оцінка та розрахунок результатів ведуться системою одночасно і у балах, і у відсотках. Так що, аналізуючи отримані результати, ви завжди можете відобразити їх у потрібному вам на даний момент форматі.

Оцінка компетенцій

Тут усе просто. Спочатку ви заповнюєте довідник компетенцій системи, а потім за потребою додаєте компетенції з довідника до потрібних анкет. Компетенції містять у собі прояви. Ви можете вказати, як саме респондент повинен оцінити компетенцію, – шляхом оцінки кожного з її проявів, або шляхом вибору одного, найбільш відповідного прояву. Використовуючи шкали оцінювання та налаштування відображення для компетенції, досить просто досягти бажаного результату в оформленні цього елемента анкети.

Ключові показники ефективності (KPI)

За допомогою цього елемента ви можете налагодити процес оцінювання KPI через форму оцінки. Тут слід зазначити, що далі йтиметься про ручне введення показників KPI респондентами. Якщо вам потрібно вирішити питання з імпортом KPI з інших систем, тоді ознайомтесь із можливостями іншого модуля Мосо – «Індикатори».

Показники ефективності можуть бути якісними та кількісними. Для якісних показників респонденту потрібно вибрати найбільш підходящий рівень шкали, а для кількісних – запровадити фактичне кількісне значення, яке буде перераховано за шкалою у бали та відсотки.

Розвитком кількісних показників є обчислювані показники. Для них вам необхідно задати арифметичну формулу, в якій можна спиратися на інші кількісні показники цієї ж анкети. Отриманий результат буде перераховано за шкалою у бали та відсотки. Приклад – середнє значення від кількох інших показників.

Ну і насамкінець скажемо про показники ефективності, зміст яких можуть ставити самі респонденти. Наприклад, не виключена ситуація, коли керівники можуть самі визначати, яких показників мають досягти їх підлеглі, та вказувати ці показники під час проведення оцінки. У такому разі автору анкети залишається задати, чи є обов’язковими завдання та оцінка такого показника.

Постановка та оцінка досягнення цілей

Основний сценарій цього елементу наступний. Співробітник, його керівник та вищий керівник згідно з заданим процесом формулюють цілі співробітника на черговий період та оцінюють досягнення цілей, поставлених у минулому періоді.

Відповідно, цей елемент поділено на дві секції. В одній йде постановка та узгодження майбутніх цілей, а в іншій – оцінка рівня досягнення цілей, поставлених раніше. З початком нового періоду цілі з секції для постановки переходять до секції для оцінки. Як організатор процесу оцінки ви не втручаєтеся у формулювання предмета самих цілей, але задаєте загальні правила: скільки може бути цілей, скільки з них обов’язкових, яку шкалу використовувати для оцінки рівня їх досягнення, як проходить процес узгодження та оцінки (про це будемо говорити нижче).

Постановка та оцінка виконання задач із плану індивідуального розвитку

План індивідуального розвитку (ПІР) у загальному випадку є контрактом між співробітником та його керівником про те, які зобов’язання щодо свого розвитку в майбутньому періоді бере на себе співробітник, і про те, що керівник після закінчення періоду повинен оцінити їх виконання.

ПІР також представляється двома секціями: одна для узгодження та постановки задач на майбутній період, а друга – для оцінки виконання задач, поставлених у минулому періоді. Як і з оцінкою цілей, організатор оцінки не втручається у формулювання предмета задач ПІРу, а лише задає загальні правила та заповнює довідник із типом задач для ПІР.

Інші допоміжні елементи

Навіть примітивний процес оцінки, що складається з одного етапу (або кроку, якщо хочете), може вимагати включення в анкету таких елементів, які б полегшили респондентам їх задач. Що вже говорити про складні реальні процеси, що характеризуються наявністю понад десяток етапів і ще більшою кількістю можливих переходів між ними. Тут на допомогу прийдуть такі елементи:

  • інструкції. Фактично це підказки для респондентів, які ви можете підготувати та розмістити у будь-якому місці анкети
  • коментарі респондентів. Коли люди виконують якесь спільне завдання, їм потрібно якось спілкуватися один з одним. Для цього ми створили елемент «Коментарі». Задаючи права видимості та редагування елементів на кожному етапі оцінювання, ви забезпечите респондентам можливість запитувати один одного та відповідати, аргументувати свої оцінки та дії, не порушуючи при цьому конфіденційності у випадках, коли, наприклад, питання має бути вирішене на рівні керівника та вищого керівника без участі оцінюваного співробітника
  • вкладені файли. Можуть мати широке поле застосування. Як і у випадку з іншими елементами, можна задавати, кому і на якому етапі доступне завантаження та скачування. Наприклад, можна вкласти відсканований та підписаний співробітником звіт, що підтверджує введені в анкету значення показників KPI
  • візуалізація проміжних результатів. Насправді кожен із елементів анкети, які можна оцінювати, сам відображає свої результати оцінки в анкеті для респондентів. Наприклад, керівник, таким чином може побачити, як співробітник оцінював сам себе. Звичайно, ви самі визначаєте, хто і що може бачити. При цьому ми не раз стикалися з потребою виводити в анкеті і проміжні підсумкові результати за блок чи всю анкету. Для вирішення цього завдання, власне, і передбачено даний елемент

Процес оцінювання: етапи та переходи

Наповнивши анкету елементами ми переходимо до другого кроку її підготовки – визначення процесу оцінювання. Як і будь-який бізнес-процес, він повинен мати:

  • етапи (або, іншими словами, «кроки»). Причому один із кроків завжди є початковим. У нього анкета переходить у момент початку чергового періоду оцінки. А якийсь інший крок (чи кілька) є кінцевим. Якщо анкета людини в поточному періоді оцінки потрапила на такий крок, вона на ній залишиться назавжди. Для наочності та простоти рекомендується створювати лише один кінцевий крок і при цьому називати його «Оцінка завершена»
  • переходи. За ними анкета пересувається між етапами. Анкета переходить по переходу, коли респондент із зазначеною роллю виконує в анкеті вказану дію. Наприклад, на етапі «Оцінка керівником» респондент-керівник натискає на кнопку «Підписати» та анкета переходить на етап «Оцінка вищим керівником»
  • допустимі дії для респондентів на кожному етапі. По суті, це просто кнопки, які респондент може натиснути в анкеті на поточному етапі, щоб перевести її на той чи інший наступний етап згідно зі схемою, заданою організатором процесу оцінки. Ви самі можете додавати кнопки з будь-якими назвами та з будь-яким призначенням

Важливо пам’ятати, що під час оцінки анкети різних оцінюваних можуть перебувати на різних етапах побудованого організатором процесу залежно від рішень респондентів. В цей період часу потрібно буде контролювати, скільки і де анкет «застрягло», а також вживати заходів щодо їхнього просування вперед, до кінцевого стану.

Звичайно, для більш складних процесів, коли одну людину можуть оцінювати відразу кілька колег або підлеглих, процес налаштування стає трохи складнішим, але в цілому його простота та наочність залишаються незмінними.

Оцінювані люди

Тепер наша анкета наповнена змістом згідно з процесом оцінювання. Необхідно задуматися про людей, що оцінюються. Ви можете вибрати оцінюваних людей персонально або зробити призначення відразу групі, обравши її за посадою та підрозділом.

Респонденти

Оцінювану людину оцінюють респонденти. Це люди з його професійного оточення: керівники, підлеглі, колеги, вищі керівники. Окремо виділимо самооцінку (коли респондентом у відношенні щодо самого себе виступає сам оцінюваний) та оцінку експертом (коли респондентом є співробітник, який володіє деяким комплексом знань, що дозволяє йому оцінювати людину, що оцінюється, наприклад HR-менеджер). Ви можете задати для своєї анкети ті ролі респондентів, які плануєте задіяти в оцінці, а також вага оцінок таких ролей. По суті, йдеться про вибір конфігурації оцінки – «360», «180» та інших.

Визначившись з ролями, переходимо до призначення на них конкретних людей. Кожен оцінюваний має отримати своїх респондентів. Тут система пропонує зручний покроковий майстер для автоматичного призначення респондентів. Він сам оминає організаційну структуру компанії та призначає респондентів з її кадрової системи. Залишається лише перевірити повноту та якість виконаного призначення за допомогою спеціального звіту та фільтрів. Якщо ж організатора оцінювання щось не влаштовує, він у будь-який момент проведення оцінки може замінити, видалити або додати будь-якого з респондентів вручну. Комбінувати автоматичне та ручне призначення респондентів можна як завгодно.

Повідомлення

Тут усе очевидно. Ви самі вирішуєте, хто, коли і яке повідомлення має отримати. Достатньо налаштувати текст повідомлення, використовуючи такі параметри підстановки, як ім’я оцінюваного, назва анкети, дати поточного періоду та багато інших. Потім система вже відстежуватиме поточну ситуацію і надсилатиме потрібні повідомлення електронною поштою. Додамо, що налаштування повідомлень можна зробити і на рівні всієї системи для використання за замовчуванням.

Періоди оцінки

Як зазначалося на початку статті, анкета може прослужити вам не один період оцінки. Ви задаєте дати початку та завершення майбутніх періодів. У кожному періоді для кожної оцінюваної людини буде запущено свій індивідуальний процес оцінки, який система проведе згідно з вказівками організатора. Відповідно зібрані за оцінюваним результати будуть зібрані та доступні для обробки у розрізі цих періодів. Для зручності ви можете задавати загальні періоди оцінки в рамках усієї організації, використовуючи зазначені часові рамки у будь-яких анкетах.

Контроль проходження оцінки

Отже, якщо ми дійшли до цього кроку, то наша анкета вже повністю готова. Залишається лише встановити статус її активності та дочекатися початку чергового періоду оцінки. Далі респонденти отримають повідомлення про початок оцінки з посиланням на анкету. Поступово співробітники почнуть заповнювати та надсилати анкети, просуваючи їх за побудованою вами схемою процесу. Так ось на цьому етапі організатор оцінки стикається з наступними складнощами:

  • деякі респонденти не поспішають заповнювати та надсилати форми
  • деякі респонденти не можуть оцінювати людей, яких їм пропонують оцінити (наприклад, новий керівник нічого не знає про старих співробітників відділу, до якого він прийшов, або керівник, який автоматично призначений згідно зі штатним розписом, за фактом не керує цим співробітником)
  • деякі респонденти фізично не можуть виконати оцінку в даному періоді (наприклад, через перебування у декретній відпустці)

По-перше, система дозволить вам легко знайти всі подібні проблемні моменти за допомогою звіту про прогрес анкети щодо проходження етапами оцінювання. По-друге, знову-таки система надасть вам такі засоби для вирішення проблем: можливість надіслати нагадування проблемним респондентам або замінити респондентів. До речі, інформація про будь-які маніпуляції над респондентами потрапляє до журналу історії на випадок, якщо в майбутньому доведеться розбиратися у проведених змінах. У результаті на етапі контролю ви повинні забезпечити просування анкет по всіх оцінюваних до кінцевого етапу оцінки (повірте, це найскладніше у всьому процесі оцінки).

Аналіз результатів

З моменту отримання перших результатів від респондентів система відразу починає їх публікацію на окремій закладці у формі управління анкетою. У першу чергу, відображається рейтинг усіх оцінюваних співробітників – від тих, хто отримав найбільшу оцінку – до тих, хто отримав найменшу. Звичайно, ви можете сортувати його як завгодно, при необхідності фільтрувати за посадами, підрозділами та іншими параметрами, відображати результати в балах, відсотках або навіть одночасно і експортувати отримані результати в Excel. Далі, очевидно, ви захочете дізнатися деталі щодо деяких співробітників. Вибравши їх у рейтингу, ви можете одержати всю необхідну інформацію. Система дозволяє деталізувати підсумкову оцінку співробітника спочатку в розрізі респондентів, а потім у розрізі оцінюваних елементів і навпаки. Загалом, суть усіх полів у звіті є очікуваною і зрозумілою, а легкість роботи з ним стимулює аналізувати результати все далі і далі. Додайте до цього анімовані графіки під табличними даними, які працюють і на планшетах (як і решта функціоналу системи). Загалом, робота на цьому кроці стане своєрідною винагородою за всі попередні зусилля.

Так, і ще один момент. Ви як організатор оцінки (а також оцінювані та респонденти) може зберегти анкету на будь-якому з доступних етапів разом з відображеними проміжними або фінальними результатами у форматі PDF. Буває, потрібно роздрукувати її для особистої зустрічі керівника та підлеглого, передбаченого процесом, або просто надіслати керівнику в якості звіту або довідку.

І насамкінець, ви можете будувати зведені рейтинги, поєднуючи в одному звіті дані, зібрані з абсолютно різних анкет.

Резюме

Простота, очевидність та гнучкість – все це ми намагалися втілити у модулі комплексної оцінки персоналу системи Мосо. Наше рішення дозволить вам повірити, що у ваших силах провести складну оцінку в стислий термін, та забезпечить можливість скористатися результатами оцінювання всім залученим до процесу співробітникам. Радимо спробувати – ми впевнені, що робота з Мосо вам сподобається.